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Übersicht zur Verarbeitung perzonenbezogener Daten
Übersicht zur Verarbeitung personenbezogener Daten
| Schüler/ Erziehungsberechtigte | Zweck der Verarbeitung | Art der Verarbeitung | |||||||||
| Art der Daten |
Bildungs- auftrag |
Fürsorge- aufgaben |
Erziehung/ Förderung |
Sonstige Zwecke | Erheben | Erfassen | Speichern | Übermitteln | Löschen | ||
| 1 | Schülerstammdaten | ||||||||||
| Name/ Vorname | x | x | x | x | x | x | x | x | |||
| Name der Erziehungsberechtigten | x | x | x | x | x | x | |||||
| Anschrift | x | x | x | x | x | x | x | ||||
| Geschlecht | x | x | x | x | x | x | |||||
| Geburtsdatum | x | x | x | x | x | x | x | ||||
| Geburtsort | x | x | x | x | x | x | |||||
| Geburtsland1 | x | x | x | x | x | x | |||||
| Herkunftssprache1 | x | x | x | x | x | x | |||||
| Konfession1 | x | x | x | x | x | x | |||||
| Aufnahmedatum | x | x | x | x | x | x | |||||
| Vorherige Schule | x | x | x | x | x | x | |||||
| Telefonnummer | x | x | x | x | x | x | |||||
| E-Mail Adresse2 | x | x | x | x | x | x | |||||
| Staatsangehörigkeit1 | x | x | x | x | x | x | x | ||||
| Beginn der Schulpflicht | x | x | x | x | x | x | x | ||||
| Jahr der Einschulung | x | x | x | x | x | x | |||||
| Aufnehmende Schule, Rückmeldungen zur Kontrolle der Schulpflichterfüllung | x | x | x | x | x | x | |||||
| Datum des Austritts aus der Schule | x | x | x | x | x | x | x | ||||
| 2 | Leistungsdaten | ||||||||||
| Zeugnisse | x | x | x | x | x | x | |||||
| Versetzungsentscheidungen | x | x | x | x | x | x | |||||
| Dokumentation der individuellen Lernentwicklung | x | x | x | x | x | x | |||||
| 3 | Daten zum einen ggf. bestehenden sonder-pädagogischen Unterstützungs-bedarf (Gutachten, Protokolle der Förderkommission, Bescheide der Niedersächsischen Landesschulbehörde) | x | x | x | x | x | x | x | |||
| 4 | Organisatorische Daten | ||||||||||
| Belegte Fächer | x | x | x | x | x | x | |||||
| Fehlzeiten und Entschuldigungen | x | x | x | x | x | x | |||||
| Ärztliche Atteste | x | x | x | x | x | x | |||||
| Teilnahme an der Schülerbeförderung | x | x | x | x | x | ||||||
| Teilnahme am Schulessen3 | x |
Organi-sation des Ganz-tages |
x | x | x | x | x | ||||
| 5 |
Ggf. verhängte Erziehungs- mittel und Ordnungsmaßnahmen |
x | x | x | x | x | x | ||||
| 6 | Durch Einwilligung freigegebene Daten zur Veröffentlichung auf der Schulhomepage (z. B. Fotos, Namen, …) |
Öffentlich- keitsarbeit |
x | x | x | x | |||||
1 Besonders sensible Daten im Sinne Art.9 Abs.1 DSGVO
2 Freiwillige Angabe
3 Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung
Erläuterungen:
Bei einem Schulwechsel werden die personenbezogenen Daten der Kategorien Schülerstammdaten und Leistungsdaten an die aufnehmende Schule übermittelt. Von den Zeugnissen wird das letzte Jahreszeugnis an die aufnehmende Schule übermittelt. Die Löschung der an die aufnehmende Schule übermittelten Daten liegt in der Verantwortung der aufnehmenden Schule.
Sofern nach dem Schulwechsel auch weiterhin ein sonderpädagogischer Unterstützungsbedarf besteht, werden das letzte Fördergutachten, das letzte Protokoll der Förderkommission und der letzte Bescheid der Niedersächsischen Landesschulbehörde, in dem ein sonderpädagogischer Unterstützungsbedarf festgestellt ist, an die aufnehmende Schule übermittelt.
Bei einer Teilnahme am Schulessen werden der Name und Vorname, die Namen der Erziehungsberechtigten sowie die Anschrift an den Anbieter des Schulessens auf Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung übermittelt.
2. Wie kann man IServ verwenden?
Informationsblatt gemäß Art. 13 ff. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Sehr geehrte Eltern, sehr geehrte Erziehungsberechtigte,
hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten in unserer Schule.
I. Datenverarbeitung
Die Schule erhebt und speichert personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler und der Erziehungsberechtigten zum Zwecke der Erfüllung des Bildungsauftrags oder der Fürsorgeaufgaben, zur Erziehung oder Förderung der Schülerinnen und Schüler oder zur Erforschung oder Entwicklung der Schulqualität, soweit dies erforderlich ist. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist § 31 Abs.1 Satz 1 des Niedersächsischen Schulgesetzes (NSchG). Ohne eine rechtliche Grundlage ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig, wenn in die Verarbeitung eingewilligt wird. Die betreffenden Daten können freiwillig von Ihnen angegeben werden.
Welche personenbezogenen Daten die Schule zu welchen Zwecken verarbeitet, können Sie der im Anhang beigefügten Tabelle entnehmen.
II. Übermittlungen personenbezogener Daten
Die Anschrift der Schülerin oder des Schülers und der Erziehungsberechtigten wird an den Stadt Laatzen als Träger der Schülerbeförderung und die unteren Gesundheitsbehörden zum Zwecke der Durchführung der Schuleingangsuntersuchung übermittelt. Grundlage für diese Übermittlungen ist § 31 Abs.1 S.2 NSchG.
Gemäß § 31 Abs. 2 NSchG übermittelt die zuständige Meldebehörde den Grundschulen personenbezogene Daten der im jeweiligen Schulbezirk gemeldeten Kinder, deren Schulpflicht im folgenden Jahr beginnt, sowie die Daten der gesetzlichen Vertreter. Dies geschieht auch, wenn die Kinder vor dem Beginn der Schulpflicht durch Umzug innerhalb der Gemeinde den Schulbezirk wechseln oder in die Gemeinde zuziehen. Die Schule erhält folgende Daten durch die Meldebehörde übermittelt:
1. zum Kind
a) Familienname,
b) Vornamen unter Kennzeichnung des gebräuchlichen Vornamens,
c) Geburtsdatum und Geburtsort sowie bei Geburt im Ausland auch den Staat,
d) Geschlecht,
2. zu den gesetzlichen Vertreterinnen oder Vertretern
a) Familienname,
b) Vornamen,
c) Anschrift,
d) Auskunftssperren nach § 51 des Bundesmeldegesetzes und bedingte Sperrvermerke nach § 52 des Bundesmeldegesetzes.
Diese Daten werden von der abgebenden Schule an die aufnehmende Schule zum Zweck der Überwachung der Einhaltung der Schulpflicht übermittelt, wenn eine schulpflichtige Schülerin oder ein schulpflichtiger Schüler die Schule innerhalb Niedersachsens wechselt. Weitere Übermittlungen sind der im Anhang beigefügten Tabelle zu entnehmen.
Auftragsverarbeitung
Die Untis GmbH verarbeitet auf Grundlage eines schriftlichen Vertrages als Auftragsverarbeiter weisungsgebunden personenbezogene Daten in unserem Auftrag zum Zwecke der Stundenplanerstellung im Rahmen der Nutzung des Programms Web-Untis.
Die Iserv GmbH verarbeitet auf Grundlage eines schriftlichen Vertrages als Auftragsverarbeiter weisungsgebunden personenbezogene Daten in unserem Auftrag zum Zwecke der Wartung des Schulservers Iserv.
Die SibankPLUS Schulverwaltungssoftware der Firma Harneke Software verarbeitet auf Grundlage eines schiftlichen Vertrages al Auftragsverarbeiter weisungsgebunden personenbezogene Daten in unserem Auftrag zum Zwecke der Schulverwaltung.
Die Westermann-Gruppe verarbeitet auf Grundlage eines schriftlichen Vertrages als Auftragsverarbeiter weisungsgebunden personenbezogene Daten in unserem Auftrag im Rahmen der Nutzung des Online-Dienstes Antolin.
III. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Im Schulbereich ist für die Speicherdauer der Runderlass des Niedersächsischen Kultusministeriums zur „Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen: Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG“ 2.1.2012 (RdErl. d. MK v. 2.1.2012 – 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) – VORIS 22560 – Im Einvernehmen mit der StK und dem MI -) maßgebend.
IV. Betroffenenrechte
Sie können folgende Rechte geltend machen:
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Auskunft/ Akteneinsicht
Gem. Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft bzw. Akteneinsicht über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten
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Berichtigung
Sind bei uns gespeicherte personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig, haben Sie gem. Art. 16 DSGVO das Recht, diese berichtigen bzw. vervollständigen zu lassen.
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Löschung
Art. 17 DSGVO normiert das Recht auf Löschung personenbezogener Daten. Dieses Recht steht Ihnen insbesondere dann zu, wenn die Speicherung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben nicht mehr erforderlich ist oder Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen haben.
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Einschränkung der Verarbeitung
Gem. Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten verlangen, wenn
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die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird
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die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen
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wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen
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oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben
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Widerspruch
Sie können bei Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, ein Widerspruchsrecht geltend machen. Gem. Art. 21 DSGVO ist jedoch zu berücksichtigten, ob schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
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Datenübertragbarkeit
Ist die Verarbeitung Ihrer Daten mit Hilfe eines automatisierten Verfahrens erfolgt, haben Sie gem. Art. 20 DSGVO das Recht, die Daten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an eine andere Schule zu übermitteln bzw. durch uns übermitteln zu lassen.
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Widerruf der Einwilligung
Sie haben gem. Art. 7 Absatz 3 DSGVO das Recht, eine uns erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
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Beschwerde
Art. 77 DSGVO enthält ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen,
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover. E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de.
Eine Beschwerde hat über das auf der Homepage der Landesbeauftragten für den Datenschutz eingestellte Beschwerdeformular zu erfolgen.
V. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Die datenverarbeitende Stelle ist die Grundschule Rethen, Steinweg 18, 30880 Laatzen.
Unsere Datenschutzbeauftragte ist Frau Tamar Kladny.
IServ - unsere Software für digitale Kommunikation
In unserer Grundschule haben wir IServ als digitale Schulplattform eingeführt. Viele Funktionen sind selbsterklärend, trotzdem gibt es immer noch viele Fragen zum System und welche Rolle es für unsere Kinder und uns Eltern eigentlich einnimmt.
Da es einerseits von Schulseite noch nicht viele Hinweise zur Benutzung von IServ für uns Eltern gab und andererseits die Anleitungen des Herstellers nicht auf Eltern ausgerichtet sind, beginnen wir hiermit, ein paar Anleitungen zu erstellen, die die Benutzung der wichtigsten IServ-Funktionen aus Elternsicht erläutern sollen.
Die Funktionen, die wir als Eltern benutzen können, sind recht übersichtlich. Es ist damit zu rechnen, dass die Schule Schritt für Schritt weitere Module in Betrieb nimmt. Daher wird sich die Sammlung unserer Anleitungen sicher auch beständig vergrößern.
Links und Ansprechpartner
- Rückmeldungen zu den Anleitungen könnt Ihr gerne an jan.horstmannshoff@me.com schicken!
- Sehr zu empfehlen ist auch der Youtube-Channel der Fa. IServ: https://www.youtube.com/c/IServGmbH/featured; hier insbesondere die Erklärvideos.
- Die einzelnen Dokumente und Anleitungen können hier runter geladen werden:
1. Was ist IServ eigentlich?
IServ ist ein webbasiertes System. Das bedeutet für uns als Anwender, dass auf keinem Privatgerät etwas installiert werden muss.
IServ kann über jeden Web-Browser (also z.B. Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge, Safari (Apple) o.ä.) genutzt werden.
Somit lässt es sich auch auf allen Endgeräten (PC/Notebook, Tablet oder Smartphone) benutzen.
Man benötigt zum Einloggen lediglich die Login-Daten des eigenen Kindes / der eigenen Kinder. Diese werden von der Schule verwaltet.
Ein Rücksetzen / Ändern des eigenen Passworts ist aber ohne die Schule möglich.
2. Wie kann man IServ verwenden?
IServ ist eine digitale Plattform, die ganz viele Abläufe an den Schulen zusammenfasst und digitalisiert. Das heißt, das große Teile der Schulorganisation auf IServ verlagert werden können.
Das System stellt u.a. E-Mail-Adressen für Schüler und Lehrer bereit, bietet Speicherplatz ebenfalls für Schüler und Lehrer, verwaltet die IT der Schule u.v.m.
3. Gibt es eine App?
Ja! IServ bietet für iOS und Android-Geräte eine App an, über die z.B. E-Mails empfangen und gesendet werden können.
Einfach im AppStore oder Google PlayStore nach IServ suchen.
4. Welche IServ-Funktionen sind für uns als Eltern im Moment relevant?
Gerade in Zeiten von Lockdown und Distanzunterricht ist es wichtig, dass die Schule die Schüler und Eltern schnell und zuverlässig erreichen kann.
Die Verteilung von Arbeitsmaterialien und Hausaufgaben muss im Moment digital erfolgen.
Diese Anforderungen können mit IServ abgebildet werden.
Für uns sind also relevant:
- das E-Mail-System
- die Dateiablage
- das Office-System
- die IServ-App inkl. Messenger
- Videokonferenzen
5. Warum benutzt man nicht – wie bisher – private Mailadressen oder WhatsApp? Hat doch auch immer ganz gut funktioniert?
Wie erwähnt ist es für die Schule gerade im Moment zentral wichtig, dass Schüler und Eltern verlässlich zu erreichen sind.
Jede Schülerin und jeder Schüler hat über IServ eine eigene E-Mail-Adresse im Format Vorname.Nachname@gs-rethen.eu zugeteilt bekommen.
Diese sind im Adressbuch unserer Schule gespeichert und entsprechenden Verteilerlisten (z.B. „Katzenklasse 1b“) zugeordnet. Damit ist es für die Lehrerinnen und Lehrer einfach, z.B. eine Nachricht an die ganze Klasse zu senden. Damit ist auch sichergestellt, dass eine solche Nachricht alle erreicht.
Private E-Mail-Adressen (und Handynummern) wechseln viel zu häufig, als dass die Schule da immer auf dem aktuellsten Stand sein könnte.
Die Lehrer*innen sind gehalten, dienstliche Mails nur noch über IServ zu senden.
WhatsApp ist natürlich ein beliebtes und weit verbreitetes Medium. Die Benutzung von WhatsApp zur dienstlichen Kommunikation ist in den Schulen seit zwei Jahren verboten. Das gilt auch für die Kommunikation zwischen Schule, Lehrer*innen und Eltern.